Pada saat Anda akan mengadakan acara gathering, dalam rangka apa saja, maka pasti akan memerlukan sebuah rundown acara. Akan tetapi sayangnya tak banyak orang yang terampil bahkan tahu bagaimana cara membuat rundown acara gathering atau acara formal lainnya.
Sebenarnya rundown acara atau susunan acara itu dibuat demi menjaga sebuah kegiatan akan dapat berlangsung secara efektif dan sesuai jadwal yang ditentukan pihak panitia. Selain itu tentu saja rundown acara diadakan agar Anda ingat hal-hal penting yang ada di dalam acara.
Pengertian Rundown Acara
Ditilik dari istilahnya, pengertian dari rundown acara adalah susunan secara sistematis berbagai kegiatan yang ada pada suatu acara. Di dalam kepanitiaan, sebuah rundown acara adalah salah satu komponen penting yang wajib ada.
Sebuah rundown acara biasanya akan sangat dibutuhkan pada perhelatan kegiatan, dimana direncanakan bakal hadir jumlah peserta yang cukup besar di dalamnya.
Penyusunan rundown acara ini biasanya dilakukan oleh pihak panitia penyelenggara atau event organizer suatu kegiatan. Biasanya rundown acara ini akan sangat dibutuhkan pada saat akan dihelat pergelaran besar dan umumnya sebuah kegiatan yang bersifat formal.
Melalui susunan rundown acara maka semua kegiatan yang diagendakan diharapkan akan dapat berjalan secara tertib, efektif dan efisien karena adanya batasan waktu.
Cara Membuat Rundown Acara
Sebenarnya tak terlalu sulit untuk membuat sebuah susunan acara atau rundown acara gathering. Akan tetapi tak bisa dilakukan secara sembarangan juga agar nantinya acara dapat berlangsung dengan sukses.
Agar tak salah langkah, yang perlu Anda lakukan dalam pembuatan sebuah rundown acara adalah sebagai berikut:
- Langkah awal adalah menentukan tema dari acara yang akan digelar bersama panitia inti atau pihak event organizer.
- Jika sudah, bersama panitia lakukan proses penyusunan acara/kegiatan yang didasarkan pada tema kegiatan yang telah ditetapkan sebelumnya.
- Jangan lupa bersama bagian Humas atau petugas yang berwenang untuk melakukan persiapan yang berkaitan dengan undangan tamu penting seperti pejabat, tamu VIP lain atau nara sumber acara.
- Lakukan penyusunan alokasi waktu atas semua kegiatan yang direncanakan.
- Tentukan tempat pelaksanaan serta person in charge pada setiap bagian.
- Adakan rapat koordinasi persiapan final dimana pada saat itu rundown acara yang telah dibuat dapat disampaikan untuk mendapatkan koreksi dari keseluruhan anggota panitia yang hadir.
- Lakukan revisi jika ada perubahan sebelum dilakukan gladi bersih acara.
Yang Harus Diperhatikan
Sebuah rundown acara yang baik akan menjadi penentu atas keberhasilan suatu kegiatan. Oleh karena itu pada saat pembuatan rundown acara gathering tak boleh sembarangan.
Guna mengantisipasi keadaan tak terduga yang terjadi di tengah acara, sebuah rundown acara sebaiknya memiliki cadangan. Cadangan rundown acara gathering tersebut dibuat berdasarkan beberapa kondisi tertentu.
Dengan adanya rundown acara gathering cadangan, maka Anda tak perlu bingung lagi jika terjadi kejadian tak terduga tepat di saat acara sedang berlangsung. Kegiatan pun tetap aman karena peserta dapat digiring kembali on track oleh panitia berdasarkan rundown acara cadangan.
Contoh Rundown Acara Gathering
Berikut ada contoh rundown acara untuk kegiatan temu kangen para alumni suatu instansi pendidikan atau instansi yang lainnya.
- 06.00-07.00 Proses check in semua peserta alumni
- 07.00-08.00 Pembukaan Acara:
- Menyanyikan lagu kebangsaan dan hymne alumni.
- Sambutan panitia reuni.
- Sambutan ketua alumni.
- Sambutan dari perwakilan instansi pendidikan terkait.
- 08.00-09.00 Sharing is caring by alumni
- 09.00 -09.30 Coffee break (acara bebas)
- 10.00-11.30 Pembuatan kepanitiaan untuk wadah para alumni
- 11.30-13.00 Sholat dan makan siang
- 13.00-13.30 Pengumuman hasil pembuatan kepanitiaan wadah para alumni
- 13.30-14.00 Penutupan dan doa serta foto bersama.
Demikianlah artikel mengenai beberapa hal yang perlu Anda ketahui dalam pembuatan sebuah rundown acara gathering sekaligus contohnya.